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「Gmailに搭載されたAIでメールが書ける」という記事を読んで試したのに、それらしいボタンが出てこない——という経験はないでしょうか。
設定の問題ではありません。日本の無料Gmailアカウントでは、その機能が提供されていないからです。
先に結論を書きます。2026年8月23日にGoogleとMicrosoftの公式ヘルプを実際に開いて確認した結果です。
- Gmailの「文書作成サポート」（メールの下書き作成）は、個人の無料Gmailアカウントでは米国のみ。 日本で使うにはGoogle AIプラン（月725円〜）かGoogle Workspaceが必要です
- Gmailの「校正」は、有料にしても英語のみでした。日本語のビジネスメールを整える工程は、Gmail側では埋まっていません
- Outlookで使うならMicrosoft 365 Personalが年21,300円（月あたり約1,775円）。ただしFamilyプラン（年27,400円・6人まで）でも、AIを使えるのは契約者本人だけです
- 一方、ブラウザでChatGPTやGeminiに書かせるのは0円でできます。 有料になるのは「メールソフトの中で」書かせるときです
- AIのメールが浮く原因は、内容ではなく距離感です。長すぎる・丁寧すぎる・固有の事情が抜ける、の3つに集約されます
この記事では、コピペで使えるプロンプトを5つ載せたうえで、無料でどこまでできるかを整理します。
🔴 Gmailの下書き作成は、日本の無料アカウントでは使えない
まず、いちばん誤解が多いところから確認します。
Googleの公式ヘルプ「Gmail の Gemini 機能について」には、機能ごとの提供状況が表で公開されています。メールに関係する部分を抜き出します（2026年8月23日時点）。
| 機能 | Google AIプラン／対象のWorkspaceプラン | 個人の無料Gmailアカウント |
|---|---|---|
| 文書作成サポート（下書き作成・推敲） | 日本語を含む8言語・すべての国/地域 | 日本語を含む8言語だが米国のみ |
| 校正（スペル・文法・トーン） | 英語のみ | 記載なし |
| 「AIによる概要」の会話の要約 | 日本語・すべての国/地域 | 日本語・すべての国/地域 |
| 返信の候補 | 英語（すべての国/地域） | 英語（米国のみ） |
| AI受信トレイ | 英語（米国のみ） | ー |
公式の文言はこうです。
現時点ですべての機能にアクセスできるのは、有料プランをご利用でない個人の Gmail アカウントをお持ちの米国ユーザーのみです。
日本の無料Gmailアカウントで使えるGemini機能は、実質「会話の要約」だけということになります。メールを書く機能も、書いたメールを直す機能も含まれていません。
さらに「校正」は、有料にしても英語だけ
表をもう一度見てください。校正機能は、Google AI Plus / Pro / Ultra でも「英語」と書かれています。Workspaceプランでも「英語（すべての国/地域）」です。
つまり日本語のビジネスメールをGmailの中で整える、という使い方は2026年8月時点で成立しません。書くほうは月725円のGoogle AI Plusから日本語で使えますが、直すほうは有料にしても日本語が来ていない状態です。
Geminiの有料プランで何が増えるかはGeminiの料金プラン全比較にまとめています。
メールソフトの中でAIに書かせると、月いくらか
「アプリを切り替えずにメールを書きたい」場合の費用を並べます。すべて2026年8月23日時点の公式表示です。
| 手段 | 日本語でメールの下書き | 費用 |
|---|---|---|
| ChatGPT / Claude / Gemini（ブラウザ） | できる | 0円（無料プランで可） |
| Gmail（文書作成サポート） | Google AI Plus以上が必要 | 月725円〜 |
| Outlook（Copilot） | できる | Microsoft 365 Personal 年21,300円（月あたり約1,775円） |
| Gmailの校正 | 英語のみ | ー |
出典：個人向け Copilot の価格プラン／Gmail の Gemini 機能について
差額で買っているのは、AIの賢さではありません。 メールソフトを離れずに済むこと、つまり画面の切り替えが無くなることです。1日に何十通も書く人には十分な価値がありますが、週に数通なら無料で足ります。
Microsoft 365 Familyの落とし穴
Microsoftの個人向けプランは3段階です。
| プラン | 年額 | 人数 | Copilot |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Personal | ¥21,300 | 1人 | あり |
| Microsoft 365 Family | ¥27,400 | 最大6人 | 契約者本人のみ |
| Microsoft 365 Premium | ¥32,000 | 最大6人 | 契約者本人のみ・上限が最大 |
Familyは6人で使えますが、AIが使えるのは契約者だけです。公式サイトにも「1 – 6 人用（AIはサブスクリプション所有者のみ利用可能）」と明記されています。家族や同僚と分け合う前提で選ぶと、AI目的では差額6,100円が効きません。
同じ構造の落とし穴は他社にもあります。Notion AIの料金プラン全比較では、中間プランを買ってもAI目的では1円も効かないことが分かりました。「プランの名前」ではなく「その機能が誰に付くか」で見るのが外さないコツです。
⚠️ もうひとつ、Outlook側の細かい注意点があります。公式ヘルプによると、新しいOutlookとWeb版では、Copilotの下書きはプレーンテキスト形式のメッセージに対応していません。使えない場合は、設定でHTML形式に切り替えてください。
【本題】メール作成プロンプト5つ
ここからが本題です。ブラウザの生成AIで使う前提で、5つの型を用意しました。ChatGPT・Claude・Gemini・Copilotのいずれでも動きます。
すべてに共通する形はこれです。「相手」「目的」「制約」の3つを渡すと、返ってくるものが変わります。
① 依頼メール（基本形）
いちばん使う型です。まずこれを覚えてください。
以下の条件でビジネスメールを作成してください。
【相手】〇〇（例：取引先の担当者。3回ほどやりとりがある。年上）
【目的】〇〇（例：見積書の再発行をお願いする）
【背景】〇〇（例：金額の記載に誤りがあった。急ぎではない）
【制約】
- 本文は300字以内
- 冒頭の時候の挨拶は不要
- 相手が「何をいつまでにすればいいか」が1回読んで分かる形にする
- こちらに書かれていない事情を推測して付け足さないでください
件名も3案出してください。最後の1行が効きます。 制約を書かないと、AIは「先日は大変お世話になりました」「ご多忙のところ恐れ入りますが」といった、実際には無かった経緯や過剰な前置きを補います。
② 断り・お詫びのメール
いちばん神経を使う場面です。ここは書かせるより「案を複数出させる」ほうが安全です。
以下の状況で送る、断りのメールを3案作ってください。
【相手】〇〇
【断る内容】〇〇
【断る理由】〇〇（社外に伝えてよい範囲だけ書きます）
【今後の関係】〇〇（例：別案件で継続して付き合いたい）
【条件】
- 3案は「理由を明示する案」「理由を明示しない案」「代替を提案する案」にしてください
- 謝罪の言葉は各案1回までにしてください
- 事実として書いていない理由を作らないでください謝罪を1回に制限するのがポイントです。AIに任せると「申し訳ございません」が3回も4回も入り、かえって重い印象になります。
③ 催促のメール
角を立てずに動かしたい、という要求が具体的な場面です。
以下の状況で送る催促メールを作ってください。
【相手】〇〇
【待っているもの】〇〇
【当初の期限】〇〇
【今の状況】〇〇（例：こちらの後工程が止まりつつある）
【条件】
- 相手を責める表現を使わないでください
- 「行き違いでしたら」といった定型のクッションは1つまで
- こちらの事情（なぜ急ぐのか）を1文で入れてください
- 新しい期限を明示してください「なぜ急ぐのか」を1文入れさせるのが要点です。理由のない催促は圧力に見えますが、後工程の説明が1文あるだけで受け取り方が変わります。
④ 初めての相手への提案メール
返信率を左右する場面です。
初めて連絡する相手に送る提案メールを作ってください。
【相手】〇〇（会社名・部署・立場）
【こちら】〇〇（会社名・事業内容）
【提案内容】〇〇
【相手にとっての利点】〇〇
【条件】
- 本文は400字以内
- 自社紹介は2文まで
- 相手に求めるアクションを1つだけにする（例：30分の打ち合わせ）
- 実績や数値は、こちらが書いたもの以外を絶対に足さないでください最後の制約は必ず入れてください。 AIは提案メールの説得力を上げようとして、実在しない導入実績や数値を書きます。社外に出る文書なので、ここは事故に直結します。
⑤ 英語のビジネスメール
以下の内容を、ビジネス英語のメールにしてください。
【相手】〇〇（例：初めて連絡する米国企業の担当者）
【目的】〇〇
【日本語の原文】
（ここに日本語で書いたものを貼る）
【条件】
- 直訳ではなく、英語のビジネスメールとして自然な構成にしてください
- 日本語特有のへりくだった表現は、英語では省いてください
- 変更した箇所と、その理由を本文の後にリストで示してください「変更した箇所と理由」を出させるのがコツです。英語力に自信がなくても、何をどう変えたのかが分かれば判断できます。翻訳ツールとの使い分けはAI翻訳ツール比較8選で整理しました。
プロンプト①は、こういう出力になります
イメージが湧きにくいと思うので、①を実際の条件に当てはめた形を示します（内容は架空の例です）。
渡した条件
【相手】取引先の担当者。3回ほどやりとりがある。年上
【目的】見積書の再発行をお願いする
【背景】金額の記載に誤りがあった。急ぎではない
【制約】本文300字以内 / 時候の挨拶は不要 / 何をいつまでにすればいいかが1回読んで分かる /
こちらに書かれていない事情を推測して付け足さない返ってくる形
件名案：
1. 見積書の再発行のお願い（〇〇の件）
2. 【ご確認のお願い】見積書の金額について
3. 見積書再発行のご依頼
本文：
〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。△△の□□です。
先日いただいた見積書につきまして、金額の記載に相違が
ございましたので、再発行をお願いできますでしょうか。
お急ぎではございませんので、ご都合のよいタイミングで
ご対応いただければ幸いです。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。ここで見てほしいのは、「先日は大変お世話になり」「ご多忙のところ恐れ入りますが」が入っていないことです。制約を書かずに「見積書の再発行をお願いするメールを書いて」とだけ頼むと、この手の前置きが2〜3行分足されます。
一方で、この出力にも直すべき点は残っています。「ご対応いただければ幸いです」「お手数をおかけしますが」が続くのはやや重く、200字台まで削れます。AIの出力は完成品ではなく下書き、という前提で使うのが現実的です。
メールの種類別・どのプロンプトを使うか
| メールの種類 | プロンプト | 気をつける点 |
|---|---|---|
| 依頼・確認 | ① | 文字数の上限を必ず書く |
| 断り・お詫び | ② | 謝罪の回数を制限する |
| 催促 | ③ | 「なぜ急ぐか」を1文入れさせる |
| 初回の提案・営業 | ④ | 実績と数値の捏造に注意 |
| 英語のメール | ⑤ | 変更点と理由を出させる |
| 日程調整 | ①（目的に日程候補を書く） | 候補日は自分で決めて渡す |
| 社内の報告・共有 | ①（制約を200字に） | 敬語を落として簡潔に |
| お礼 | AIは不要なことが多い | 定型になるほど価値が下がります |
最後の行は本音です。 お礼のメールは短く、しかも定型になりやすいので、AIに書かせると「いかにも」な文面になります。3行で済むものは自分で書いたほうが速く、印象も良くなります。
AIが書いたメールが「浮く」3つの理由
プロンプトを工夫しても、そのまま送ると違和感が残ることがあります。原因は内容ではなく距離感です。
① 長すぎる
AIは丁寧に説明しようとするため、放っておくと本文が長くなります。ビジネスメールの多くは200〜300字で足ります。 プロンプトに文字数の上限を書くのが、いちばん確実な対策です。
② 丁寧すぎる（過剰な丁寧語・二重敬語）
これがもっとも多い症状です。「お伺いさせていただきます」「ご確認いただけますでしょうか」のような表現が積み重なると、慇懃無礼な印象になります。
興味深いのは、校正ツール側にこの症状専用のチェック項目が用意されていることです。
| ツール | 該当する項目 |
|---|---|
| 文賢 | ルール校正の「誤った敬語」／ルール推敲の「過剰な丁寧語（β版）」「冗長な表現」「二重否定表現」 |
| Shodo | プレミアムプラン以上の「二重敬語の検知、敬語の訂正」 |
出典：文賢 公式サイト／Shodo 料金・プラン（いずれも2026年8月23日確認）
専用の項目が存在するということは、それだけ多い失敗だということです。AIが書いたかどうかに関係なく、日本語のビジネス文書で繰り返し起きている問題だと分かります。
③ 固有の事情が抜ける
「前回の打ち合わせで保留になっていた件」「先方の担当が変わったばかり」といった事情は、プロンプトに書かない限りAIは知りません。書かないと、当たりさわりのない一般的なメールになります。
対策は単純で、プロンプトの【背景】に1〜2行足すことです。この1〜2行が、AIのメールと自分のメールを分ける最大の差になります。
送る前に直す工程は、どのメールAIも埋めていない
ここまでを整理すると、こうなります。
- 書く：0円でできる（ブラウザの生成AI）。メールソフトの中なら月725円〜
- 直す：Gmailの校正は英語のみ。日本語は対象外
つまり、日本語のビジネスメールを送る直前にチェックする工程だけが、メールソフト側で空いている状態です。
ここを埋める選択肢のひとつが、文章校正ツールの文賢です。前述のとおり「誤った敬語」「過剰な丁寧語」といった、AIが書いたメールで起きやすい症状に対応した項目を持っています。料金はパーソナルで月1,650円（1年更新）／1,980円（1か月更新）です。
もうひとつ、メールを外部のAIに貼る場合に効くのがマスキング機能（2026年3月26日リリース）です。取引先名や個人名を伏せ字にしたうえで、ChatGPTなどの外部AIへ送れます。
>
全機能を14日間試せます。実際の使用感と口コミは文賢の評判は本当かにまとめました。無料の選択肢から検討したい方はAI文章校正ツール無料8選もどうぞ。
なお、「直す」側のプロンプトについてはAIに文章を添削してもらう方法に、送る前チェック用の型を載せています。ツールを増やさずに済ませたい場合はそちらを使ってください。
無料でどこまでできるか
結論として、メール作成に関しては無料でほぼ足ります。
| やり方 | 費用 | 制約 |
|---|---|---|
| ブラウザの生成AIに書かせる | 0円 | 画面の切り替えが必要 |
| ChatGPT無料でファイルを添付 | 0円 | 1日3ファイルまで |
| Gmail内で書かせる（日本） | 月725円〜 | Google AIプランが必要 |
| Outlook内で書かせる | 年21,300円 | ー |
無料で詰まるのは、大量に処理したいときとメールソフトから離れたくないときの2つだけです。週に数通なら、ブラウザで生成AIに書かせて貼り付けるほうが速いことも珍しくありません。
なお、ChatGPTの無料プランには1日3ファイルというアップロード制限がありますが、これは添付の話です。メールの内容をテキストで貼るぶんには関係ありません（各社の入力上限はAI要約ツール比較7選で実査しました）。
一度作ったプロンプトは、保存しておく
この記事のプロンプトは、毎回貼り直す前提では手間がかかります。繰り返し使うものは保存できる場所に置いてください。
- ChatGPT：カスタム指示やメモリに「私のメールの書き方のルール」を書いておく
- Claude：プロジェクトを作り、指示欄に型を入れておく
置き場所によって何が変わるかは、Claudeの使い方とChatGPTの使い方でそれぞれ整理しました。
保存しておくと効くのは、自分の書き方の癖を1回書けば毎回反映される点です。たとえば次のような指示を入れておきます。
私がメールの作成を依頼したときは、常に次のルールに従ってください。
- 本文は原則300字以内
- 時候の挨拶は書かない
- 謝罪・恐縮の表現は1通につき1回まで
- 私が書いていない事情・実績・数値を足さない
- 件名は3案出すこれを入れておけば、以降は【相手】【目的】【背景】の3行を書くだけで済みます。
社外に送る前に確認すること
メールには取引先名・個人名・金額が入ります。汎用のAIに貼る前に、次の3つを確認してください。
1. 学習に使われる設定になっていないか
個人向けの生成AIは、初期設定では会話がモデル改善に使われることがあります。設定でオフにできる場合が多いので、業務で使うなら最初に確認してください。判断の順番は生成AIとは？初心者が最初に知るべき3つで整理しています。
2. 数値と固有名詞を、必ず自分で確認する
プロンプト④で触れたとおり、AIは説得力を上げるために実績や数値を作ることがあります。社外に出る文書では、書いた覚えのない数字が入っていないかを送信前に確認してください。
3. 相手の名前・役職・会社名の表記
AIは、渡していない情報を埋めることがあります。宛名は自分で書くか、送信前に必ず目視で確認してください。
この記事の調べ方
- Gmailの提供状況：Gmail の Gemini 機能についての機能別の表を2026年8月23日に確認しました。「文書作成サポート」「校正」の対応言語・対応国の記述は同ページからの引用です
- Outlookの下書き機能：Outlook で Copilot を使用してメール メッセージを下書きするの手順とプレーンテキスト非対応の注記を確認しました
- Microsoftの料金：個人向け Copilot の価格プランの年払い表示（2026年8月23日）です
- 校正ツールの項目：文賢 公式サイトの機能一覧とShodo 料金・プランのプラン別機能を確認しました
プロンプト5つは筆者が組んだ型です。返答はモデルや状況で変わるため、合わなければ制約の文言（文字数・回数制限・「足さない」指示）から調整してください。
よくある質問
Q. 結局、無料でメールをAIに書かせられますか？
できます。 ChatGPT・Claude・Geminiのいずれも、無料プランでこの記事のプロンプトが動きます。無料で使えないのは「Gmailの画面の中で書かせる」やり方のほうです（日本の無料アカウントは対象外）。
Q. Gmailで「書くのを手伝って」が出てきません
日本の無料Gmailアカウントでは、その機能（文書作成サポート）が提供されていません。使うにはGoogle AI Plus（月725円）以上か、対象のGoogle Workspaceプランが必要です。設定を探しても見つからないので、時間を使わないでください。
Q. Outlookなら日本語でも使えますか？
Copilotの下書き機能自体は使えます。ただしMicrosoft 365 Personal（年21,300円）以上の契約が必要で、Familyプランでも使えるのは契約者本人だけです。また新しいOutlookとWeb版では、プレーンテキスト形式のメッセージで下書き機能が使えません。
Q. AIが書いたメールだと相手にバレますか？
判別する方法は確立されていません。それより実務上の問題は、長すぎる・丁寧すぎる・具体的な事情が入っていないの3点です。この記事のプロンプトは、いずれも文字数と表現の上限を切って対策しています。
Q. 定型文をテンプレートとして登録するのとどちらがいいですか？
繰り返し送る同じ内容ならテンプレートのほうが速いです。AIが効くのは、断り・催促・初回提案のように、状況ごとに書き分けが必要なメールです。使い分けてください。
まとめ
- Gmailの「文書作成サポート」は、日本の無料アカウントでは使えません（個人アカウントは米国のみ）。日本ではGoogle AI Plus（月725円）以上かWorkspaceが必要です
- Gmailの「校正」は有料にしても英語のみでした。日本語のメールを送る前に整える工程は、メールソフト側では空いています
- Outlookで使うならMicrosoft 365 Personal 年21,300円。Familyは6人で使えてもAIは契約者本人だけです
- ブラウザの生成AIに書かせるのは0円です。有料になるのは「メールソフトの中で」書かせるとき、つまり画面を切り替えなくて済むことへの対価です
- プロンプトには「相手・目的・背景・制約」の4つを渡してください。 そして「書いていない事情や数値を足さないでください」の1行を必ず入れてください。AIは説得力を上げようとして実績や経緯を作ります
>
「誤った敬語」「過剰な丁寧語」といった、AIが書いたメールで起きやすい症状に対応した項目があります。全機能を14日間試せます。
関連記事：AIに文章を添削してもらう方法／AI文章校正ツール比較7選／Geminiの料金プラン全比較／AI翻訳ツール比較8選
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